Działacie w Grupie Zakupowej? Super! A może zastanawiacie się, czy nie warto byłoby założyć nową? To super pomysł. Bo chociaż najważniejsi jesteście Wy – jej członkowie – to nie zapominajcie o ważnych partnerach: dostawcach.
To od nich zależy w dużej mierze jakość jedzenia w Grupie Zakupowej. Z drugiej strony – to Grupa Zakupowa wybiera dostawców i ich profil. Warto się określić już gdy się organizujecie. Zadajcie sobie to pytanie zanim odezwiecie się do jakiegokolwiek dostawcy lub odpiszecie na jakąś ofertę.
Czy wolicie być w stu procentach eko i wege, czy może zależy Wam po prostu na dobrej jakości jedzeniu? Może są wśród Was miłośnicy miodu albo kawy? Chcecie się skupić na wspieraniu okolicznych rolników, czy kilometry nie są dla Was istotne?
To tylko kilka pytań na które MUSICIE (tak – MUSICIE) sobie odpowiedzieć zanim odezwiecie się do jakiegokolwiek dostawcy. Jeśli już wiecie – super. Nie jesteście pewni… to koniecznie się upewnijcie. Hurraoptymizm dodaje siły do działania, ale dobrze na jego fali ustalić konkrety między sobą. Serio, będzie Wam potem dużo łatwiej.
Ale przejdźmy do rzeczy.
Jakby tu zacząć…
Znaleźliście kontakt do fajnego dostawcy. Jego uprawy (produkcja) pasują do profilu Waszej Grupy Zakupowej i, jak się okazuje, nie ma do Was daleko. Co zrobić?
Po kolei:
- pisząc (nie tylko pierwszego maila) pamiętajcie o kulturze. „Szanowny Panie/Szanowna Pani” to lepsza forma niż „Witam/Cześć”. Bycie na „ty” jest miłe, ale nie każdy chce być „tykany” w pierwszym mailu lub podczas pierwszej rozmowy telefonicznej,
- przedstawcie się, napiszcie co robicie, na czym polegają Grupy Zakupowe. Nie każdy musi wiedzieć, o co w nich chodzi,
- opiszcie profil swojej grupy (lubicie warzywa sezonowe, jesteście/nie jesteście wege, itp.), przewidywane zamówienia (to bardzo ważne – obu stronom ta współpraca musi się opłacać), ich częstotliwość, preferowany sposób dostawy (może ktoś z Waszej Grupy Zakupowej dysponuje małym dostawczakiem) i jej miejsce,
- spytajcie o całą ofertę gospodarza/producenta i ceny. Nie zapomnijcie o „minimalnych” zamówieniach (nie każdy musi to łączyć z Waszymi szacunkowymi zamówieniami),
- zaproponujcie spotkanie twarzą w twarz. Możecie nawet zaprosić gospodarza/producenta na odbiór towaru w Grupie Zakupowej, żeby zobaczył, jak to wygląda i mógł ze sobą wziąć kilka rzeczy lub poprowadzić sprzedaż próbną? Na pewno jakoś się dogadacie.
Taki początek byłby bezpieczny dla obu stron – Wy mielibyście pewność, że uwzględniliście rzeczy najważniejsze, odbiorca wiedziałby czego od niego chcecie.
Jasna sytuacja przy pierwszym kontakcie pokazuje, że jesteście godnymi zaufania partnerami. Te zasady dotyczą też dzwonienia. Jeśli zakolegujecie się z dostawcą – super. Jednak tego nie wiecie na sto procent. A bycie grzecznym zazwyczaj popłaca.
Pomyśl: przychodzi ktoś, kto mówi dokładnie o co mu chodzi, czego od Was chce i co może zaoferować. Potem przychodzi ktoś, kto tylko rzuci „prowadzisz super gospodarstwo, chcę kupować Twoje warzywa, najlepiej jak je dowieziesz”. I zadaj sobie proste pytanie – która z tych osób budzi większe zaufanie?
… i nie niczego nie zepsuć?
Gdy wiecie, że druga strona chętnie pracowałaby z Twoją Grupą Zakupową – ustal jakieś terminy. Może pierwszego spotkania? Dobrze jest spotkać się najpierw twarzą w twarz. Jeśli rolnik/producent zaprosi do siebie – warto z tego zaproszenia skorzystać. Spróbujesz, popatrzysz, powąchasz. Serio, to da więcej niż kilkugodzinna wideokonferencja.
A może potencjalny dostawca będzie niebawem w okolicy mieście i będzie miał czas, bo na przykład jedzie na targ? To dobra okazja, żeby porozmawiać. Niech weźmie ze sobą przykładowe produkty. Kilka marchewek, jabłek lub mały słoiczek miodu pokażą czego można się spodziewać. Niegłupim pomysłem byłoby zapłacenie za te próbki – chociaż symbolicznie (najlepiej – na podstawie cennika wysłanego wcześniej przez dostawcę).
Lepiej usłyszeć „ależ bez przesady” niż wprowadzać element zakłopotania na pierwsze spotkanie. Tak, to jest detal, ale chodzi o bycie godnym zaufania partnerem. Nawet jeśli zauważysz, że nie jest tak fajnie z tymi produktami i nic z tego nie będzie, to nie zapominaj o tym, że każdy ma prawo do wynagrodzenia za swoją pracę.
Złe warzywa. Złe produkty
Właśnie – może nie być tak fajnie. Warzywa mogą okazać się mocno pryskane, owoce mocno zmodyfikowane, a miody mieć więcej wspólnego z syropem niż z pasieką. Trzeba wtedy powiedzieć grzecznie, ale stanowczo czemu nie będzie dalszej współpracy. Jeśli na pytanie „ale czemu?” odpowiecie „a temu i temu”, to raczej Grupa Zakupowa nie straci w niczyich oczach.
Ba – może kogoś popchnie w dobrym kierunku. Nigdy nie wiadomo, czy za kilka lat ten dostawca wróci z dobrą ofertą i świetnymi produktami.
Może się też okazać, że produkty są super, cena przystępna, a chęć w Grupie Zakupowej silna (tego życzymy każdemu!). Więc wszyscy zapisują się na pierwsze zamówienie. I tu kolejne detale, które mogą umknąć, więc są dla wszystkich w Grupie Zakupowej:
- trzymajcie się terminów i minimów ustalonych przez dostawcę (bardzo ważne!),
- gdy już wiecie, że będziecie mogli złożyć zamówienie – poinformujcie o tym producenta. Jeśli zamówienie będzie większe (bo… na przykład w Grupie Zakupowej są miłośnicy korniszonów, a sezon ogórkowy w pełni) – dajcie o tym znać dostawcy,
- może zamówiliście sporo, ale wciąż jesteście poniżej „minimum” – spytajcie dostawcę, czy zgodzi się w takiej sytuacji przywieźć zamówienie.
Jeśli się okaże, że coś jest nie tak z produktami – warto to przegadać z dostawcą. Może czuć, że były pryskane, może żółtka jajek zimą są wciąż żółte (czyli kurom podano jakieś „ulepszacze”), może skórka jabłek ma metaliczny posmak? Warto spytać co się stało.
Nie chodzi w końcu o to, by unosić się honorem, ale żeby pokazać, że w Grupach Zakupowych chodzi o człowieka. Jeśli będzie kręcił – warto wyjaśnić sprawę. Jeśli się nie uda to… pozostanie się pożegnać. Zawsze dzielcie się spostrzeżeniami z dostawcą. Zawsze. Może się okazać, że coś przeoczył lub jego sąsiad zaczął używać środków, które oddziałują też na jego gospodarstwo. Nie zakładajcie, że ktoś chce Was oszukać.
Ogółem – bądźcie blisko swojego dostawcy. Może być to nieco kłopotliwe, ale z pewnością się opłaci. Obu stronom.
Komentarze